Asistente de Dirección
Delegación Cuajimalpa de Morelos, Mexico City Job ID R0172003 Category Corporate Functions Subcategory Corporate Functions Business Unit Global Portfolio Division Job Type Full timeBy clicking the “Apply” button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda’s Privacy Notice and Terms of Use. I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.
Job Description
PROPÓSITO DE LA POSICIÓN
Colaborar con las distintas áreas en la administración de recursos y en la interacción involucrados en el desarrollo de proyectos, asegurando el apego a las políticas y procedimientos internos de la compañía establecidos por las diferentes áreas funcionales del negocio. Brindar eficiencia a la operación de las áreas mediante soporte administrativo en la recepción, distribución, revisión, gestión y envío de documentación, interactuando con los departamentos involucrados en los diversos procesos que forman parte del servicio.
RESPONSABILIDADES
Apoyar en la coordinación administrativa al área, asegurando la gestión de contratos, OCs, proyectos, reuniones, etc.
Registrar en tiempo y forma los procesos de pagos, asegurando el cumplimiento de las políticas vigentes
Administrar y colaborar en la realización de formatos requeridos, solicitudes de Contratos y Pedidos para subirlos al portal de Ariba, con el fin de proporcionar oportunamente las diferentes Órdenes de Compra solicitadas, en cumplimiento con la Política vigente.
Soportar al director del área en la organización de las diferentes solicitudes de itinerarios de vuelos y reservaciones de hospedajes, así como el registro y procedimiento oportuno en cuentas de gastos para su reembolso en tiempo y forma.
Asegurar la recepción, distribución y envío de documentación y materiales necesarios.
CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA, IMPACTO, HABILIDADES DE COMUNICACIÓN, INNOVACIÓN
Manejo de paquetería office y administración de archivo.
Habilidades de comunicación, redacción, manejo de tiempo y priorización de actividades.
Conocimientos básicos de contabilidad.
Conocimientos en el manejo de Programas de DHL, SAP y TIMETRACKER.
Conocimientos de auditorías, documentación y elaboración de procedimientos.
Habilidades de relacionamiento y colaboración con diferentes stakeholders internos y externos.
Inglés intermedio.
Experiencia comprobable en el llenado de formatos, bases de datos, solicitudes de pago y administración de documentos.
Familiarizado con sistemas, políticas y procedimientos de la Industria Farmacéutica.
Experiencia comprobada en la administración de recursos y proyectos acorde a las políticas, procedimientos y regulaciones de la Industria Farmacéutica.
Perfil abierto y receptivo, propone soluciones, ejecuta planes, promueve activamente cambios.
INFORMACIÓN ADICIONAL
Carrera concluida, deseable licenciatura en disciplinas Científicas o Áreas Administrativas.
De 3 a 5 años de experiencia en actividades administrativas
