
SENIOR EXECUTIVE ASSISTANT
Bogotá, Bogota D.C.- Job Type: Full Time
- Job Level: Senior
- Travel: Minimal (if any)
Takeda has been translating science into breakthrough medicines for 240 years. Every step of the way, our teams have worked together to tackle some of the most challenging problems in drug discovery and development. Today, we’re a driving force behind innovative therapies that make a lasting difference to millions of patients around the world.
In R&D, all of our history and potential comes together in an environment that welcomes diversity of thought and amplifies every voice. Working closely with colleagues, you’ll play a key role in bringing our rich pipeline of products forward to help patients. Come join a team that’s earned trust for more than two centuries, and find out how advancing transformative therapies at Takeda will shape your bright future.
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Job Description
PROPÓSITO DEL ROL:
El Asistente Ejecutivo Senior desempeña un papel fundamental para garantizar la eficacia, la eficiencia y la productividad del Gerente General, proporcionando apoyo administrativo, operativo y estratégico de alto nivel. Este puesto actúa como asesor de confianza y enlace entre el Gerente General y las partes interesadas internas y externas, facilitando una comunicación fluida, una toma de decisiones oportuna y la ejecución de iniciativas clave del negocio. El Asistente Ejecutivo Senior también apoya la planificación estratégica, la coordinación de proyectos y las actividades de gobierno corporativo, contribuyendo así al rendimiento y el éxito general de la organización.
RESPONSABILIDADES:
- Gestionar eficientemente la agenda profesional y personal del Gerente General, incluyendo la programación de reuniones, la gestión de correspondencia (correos electrónicos y llamadas telefónicas), la coordinación con clientes y asociaciones comerciales, y la supervisión de otros aspectos logísticos de la organización.
- Coordinar los preparativos de viaje del Gerente General, incluyendo la preparación de la documentación de viaje, la reserva de alojamiento y transporte, y la planificación de comidas e itinerarios.
- Proporcionar apoyo administrativo de alto nivel, como la creación de presentaciones profesionales, el mantenimiento de registros de las actividades de planificación estratégica, la redacción y distribución de actas de reuniones y el seguimiento oportuno de las acciones.
- Mantener un alto grado de profesionalismo y estricta confidencialidad al manejar información sensible de la empresa, especialmente en asuntos relacionados con comités ejecutivos y foros de toma de decisiones estratégicas.
- Organizar y brindar apoyo para reuniones estratégicas internas y externas, garantizando la alineación con las prioridades de la empresa y gestionando las tareas administrativas relacionadas, como la preparación de órdenes de compra, la adquisición de materiales y la tramitación de facturas a proveedores.
- Apoyar el análisis del desempeño empresarial mediante el seguimiento y la generación de informes sobre indicadores clave de desempeño (KPI), y ayudar en la preparación de paneles ejecutivos y revisiones comerciales.
- Actuar como enlace entre el Gerente General y las principales partes interesadas, tanto internas como externas, garantizando una comunicación fluida, un flujo de información oportuno y un seguimiento eficaz de los compromisos y eventos empresariales.
- Monitorear continuamente las tendencias del sector, las iniciativas de la empresa y las prioridades de la organización para anticipar proactivamente las necesidades del Gerente General y contribuir a la toma de decisiones ejecutivas.
- Liderar o apoyar proyectos especiales según lo asignado por el Gerente General, garantizando su entrega puntual y su alineación con los objetivos de la empresa.
- Participar activamente en todas las actividades asignadas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), promoviendo un entorno de trabajo seguro y saludable de acuerdo con las políticas y los requisitos regulatorios de la empresa.
HABILIDADES, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA:
- Licenciatura en carreras Administrativas.
- Mínimo 3 años de experiencia en un puesto administrativo reportando directamente a la alta dirección.
- Inglés avanzado.
- Sólidas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para organizar y coordinar múltiples proyectos simultáneos.
- Dominio de herramientas de productividad de oficina y aptitud para aprender nuevos software y sistemas.
- Atención al detalle.
- Comprensión de las prioridades del negocio y la estrategia corporativa.
- Capacidad para apoyar la toma de decisiones estratégicas.
- Proactividad para identificar y abordar desafíos.
- Capacidad para anticipar las necesidades y actuar sin instrucciones directas.
- Sólidas habilidades interpersonales; capacidad para trabajar eficazmente con equipos diversos.
- Habilidad en la gestión de grupos de interés a todos los niveles.
- Sólidas habilidades de comunicación (con el personal, colegas y la alta dirección), tanto escritas como orales y en presentaciones.
- Capacidad para mantener la confidencialidad de la información relacionada con la empresa y sus empleados.
- Creatividad, diseño de procesos y soluciones, demostrando la capacidad de desarrollar nuevas ideas para la franquicia/organización.
- Compromiso con el fomento de la diversidad, la equidad y un entorno inclusivo.
Locations
Bogota, ColombiaWorker Type
EmployeeWorker Sub-Type
RegularTime Type
Full timeThe heart of our work
Shining a light on new perspectives
Working at Takeda
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Inclusion
Here, you will feel welcomed, respected, and valued as a vital contributor to our global team. -
Collaboration
A strong, borderless team, we strive together towards our priorities and inspiring mission. -
Innovation
Bold initiatives, continuous improvement, and creativity are at the heart of how we bring scientific breakthroughs from the lab to patients. -
Top Workplace
Recognized for our culture and way of working, we’re one of only 17 companies to receive Top Global Employer® status for 2024. -
Work-Life
Our people-first mission extends beyond patients to include their families, communities, and our own Takeda family. -
Empowerment
Through trust and respect, you will have genuine support from leaders, managers, and colleagues to do your best work.
We're Steadfast In Our Commitment to Four Key Imperatives
Patient
Responsibly translate science into highly innovative medicines and accelerate access to improve lives worldwide.
People
Create an exceptional people experience.
Planet
Protect our planet.
Data & Digital
Transform Takeda into the most trusted, data-driven, outcomes-based biopharmaceutical company.
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