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Job Description

Finalité de la fonction:
Soutenir plusieurs départements de Takeda France, piloter les processs opérationnels, maintenir l'efficacité opérationnelle et contribuer à rationaliser les procédures au sein du Centre d'excellence des process sous la direction du Responsable du centre d'excellence des process (PEC).

Missions principales :
• Ajuster le travail et faire preuve de flexibilité pour soutenir les différentes parties de l'organisation. Répartition de la charge de travail afin de soutenir rapidement les différentes parties de l'organisation
• Soutenir l’activité des autres coordonnateurs de l’équipe en leur absence
• Assurer l'uniformité des process entre les départements
• Fournir un soutien administratif général et maintenance d’un système d’archivage (tenue des dossiers à jour)
• Gérer le budget d'un département en transparence avec le Responsable du PEC ou du département
• Coordonner le process d'intégration et de l'off-boarding des salariés
• Etre responsable de toute la procédure de gestion des bons de commande, assurer que les factures soient suivies et que les services soient fournis
• Mettre en place l'organisation et le suivi de bout en bout des congrès et événements internationaux, nationaux et régionaux, des réunions organisées par Takeda et la coordination des réunions internes.
• Suivre les contrats de prestataires de services et de partenariats (agences, associations, organisations de soins de santé, etc.)
• Vie quotidienne et fonctionnement d'un service
• Créer et suivre la procédure de Due Diligence en cas de besoin
• Etre acteur/actrice dans le cadre de l'audit : préparer les audits internes/externes en coopération avec le manager et les managers opérationnels
• Gestion des projets transverses

Profil :
• Formation secrétariat, assistanat / BTS Commerce / Gestion de projets (Bac+2/3)
• Dynamique et communicant(e)
• Orienté(e) vers le résultat / la résolution de problèmes
• Etre à l’aise avec les nouvelles technologies
• Agile, flexible
• Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités
• Aptitude à anticiper
• Bon niveau d’anglais écrit

Compétences
• S'adapter aux circonstances changeantes et ajuster le planning au besoin pour faire face aux événements imprévus.
• Capacité à fournir des informations précises et fiables à l'utilisateur.
• Répondre rapidement aux questions et demandes des utilisateurs.
• Être capable d'apprendre et de s'adapter aux préférences et aux besoins de l'utilisateur au fil du temps.
• Favoriser le travail d'équipe et la collaboration pour atteindre des objectifs communs
• Etre proactif(ve) et efficace

• En savoir plus sur nous :

  Chez Takeda, nous souhaitons améliorer la santé du patient grâce au développement de nouveaux produits pharmaceutiques spécialisés et par le biais de meilleurs programmes de soutien aux patients. Takeda est une entreprise centrée sur le patient qui vous inspirera et vous permettra de vous développer grâce à un travail qui peut changer votre vie.

  Certifié Global Top Employer, Takeda propose des carrières stimulantes, encourage l'innovation et vise l'excellence dans tout ce que nous entreprenons. Nous favorisons un lieu de travail inclusif et collaboratif, dans lequel nos équipes sont unies par un engagement indéfectible d’offrir une meilleure santé et un meilleur avenir aux personnes dans le monde entier.

  Donner à nos employés les moyens de briller :

  Takeda est fier de son engagement d'avoir une main d’œuvre diversifiée, d’offrir des opportunités d'emploi égales à tous les employés et candidats sans distinction de sexe, d’âge, de nationalité, d’origine, de religion, de convictions, de handicap, d’orientation sexuelle, d’identité de genre ou de mode de vie, d’état matrimonial ou autre. Chez Takeda, nous embrassons la diversité dans sa globalité.

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